A assinatura eletrônica está entre as facilidades que o mundo digital entrega para usuários e empresas. Acordos, parcerias, relacionamentos entre empresas envolvem diversos documentos e assinaturas e, muitas vezes, tem seu fluxo interrompido quando um funcionário não está disponível para assinar, não pode imprimir o documento ou digitalizá-lo. Quando isso aconteça, está comprovado que o processo não é eficaz, pode causar atrasos e até o cancelamento do negócio.
É exatamente essa necessidade, de tornar o processo de assinatura mais eficaz e eficiente, que muitas empresas estão investindo na assinatura eletrônica. Ainda assim, algumas dúvidas sobre seu funcionamento surgem no dia a dia de trabalho sobre como expandir o uso para toda a empresa.
Práticas recomendadas de assinatura eletrônica
A assinatura eletrônica, quando integrada a aplicativos como ERP, contratos e sistemas de RH, pode, se implementada corretamente, aumentar a eficiência do fluxo de assinaturas, ainda assim, algumas práticas podem tornar esse processo ainda mais otimizado.
Casos de uso
Mapear todos os possíveis casos de uso de assinatura e processos de automação que podem ser beneficiados pelo uso da assinatura eletrônica é um passo essencial para o sucesso da implementação. É importante trabalhar com as lideranças da empresa para identificar esses casos de uso e quais podem ser mais impactados. ROI e tempo de implementação precisam ser considerados nesse processo.
Fluxos de assinatura
Com os casos de uso identificados é preciso conversar com usuários de todos os setores da empresa para entender como funcionam seus fluxos de assinatura, quais as lacunas nos processos e demonstrar como possíveis falhas podem ser sanadas com a adoção da assinatura eletrônica.
Governança
A adoção da assinatura eletrônica precisa ter o apoio do setor jurídico da empresa para entender os riscos associados e identificar possíveis restrições, quem pode assinar e em qual ordem, determinar os tipos de assinatura eletrônica permitidas ou exigidas e encontrar documentos de menor risco para serem utilizados na fase piloto do projeto.
Ciclo de vida dos documentos
Ao mapear o fluxo de documentos, as empresas também conseguem entender seu ciclo de vida, gerenciamento e os responsáveis por sua integridade. Esse ciclo compreende: criação, alteração, compartilhamento, assinatura, armazenamento e exclusão. Assim, é possível documentar como encontrar cada documento, quem pode alterá-lo, como são feitas essas alterações, e suas versões.
Fornecedor
Em um mercado com vários fornecedores, escolher o que melhor atende às necessidades da empresa pode ser um desafio, mas alguns recursos são essenciais:
- Integração com outros aplicativos, como ERP e CRM
- Escalabilidade
- Relatórios sobre quantidade de documentos no sistema
- Quais são os documentos em processo de assinatura
- Número de documentos na fila
- Fluxo de assinatura
- Serviço de armazenagem
Impulsionar a adoção
Impulsionar a adoção de qualquer nova ferramenta ou processo depende de uma comunicação eficaz dos desafios que serão vencidos e dos benefícios que o uso da ferramenta trará para a empresa. Para isso, é necessário que a equipe de gestão de mudanças crie uma estratégia que torne essa comunicação mais eficaz e realmente mantenha os funcionários atualizados, engajados e informados – por exemplo, divulgando relatórios de uso, tutoriais e atividades de treinamento para as equipes.
Medir o resultado
Projetos de assinatura eletrônica devem ser mensurados pelo tempo economizado durante os fluxos de assinatura, tempo de resposta, redução de custos no consumo e armazenamento de papel e nível de adoção da plataforma.
É importante entender que a adoção da assinatura eletrônica melhora os processos de negócios, mas para essa adoção se tornar realmente bem-sucedida, é necessário que a empresa também conte com uma estratégia de transformação digital em vigor. E nossa equipe está pronta para ajudar sua empresa nessa jornada.
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