Para a maioria das empresas, o último ano trouxe a necessidade de transformar os negócios para que não fosse interrompidos. Mudanças que aconteceriam em anos foram feitas em poucas semanas e isso levou muitas equipes de TI a repensarem suas estratégias, principalmente em relação ao custo com o licenciamento dos aplicativos necessários para que a empresa continuasse operando.
Agora, com o mundo se normalizando, com a adoção do trabalho híbrido e a necessidade de abraçar uma experiência de colaboração completa, a configuração da plataforma Microsoft 365 precisa ser revista e refinada para essa nova realidade. Com isso, uma nova questão surge no horizonte: Como calcular o ROI das licenças da Microsoft.
Em primeiro lugar, existe a questão financeira. Como estabelecer se o custo e a estrutura de licenciamento atendem às necessidades da empresa? Será que é necessário licenciar todos os aplicativos ou apenas alguns? Nesse ponto, é essencial analisar cada um dos aplicativos em uso e entender seu aproveitamento. Ou seja, analisar se a empresa está realmente usando o que ela paga. A resposta para isso não é tão simples quanto parece, pois recursos que hoje são pouco utilizados podem ser muito úteis no futuro.
Depois é preciso levar em consideração o valor comercial e as prioridades da empresa, que são diferentes das demais companhias. Por exemplo, para algumas a prioridade é migrar para a nuvem e garantir o acesso de qualquer lugar; para outras, os recursos e a segurança oferecidos pela plataforma são mais importantes.
É preciso entender que o ROI, ainda, pode representar um valor oculto, que exige maior compreensão de outros fatores, como a produtividade da equipe, para ser calculado com eficácia.
Então, se há dúvidas sobre os benefícios para a migração para o Microsoft 365, algumas coisas precisam ser levadas em consideração.
Comunicação é fundamental
Mesmo que a decisão de implementar os recursos da suíte da Microsoft já tenha sido tomada, é fundamental envolver a empresa para que as mudanças sejam comunicadas e que os novos processos sejam mais facilmente entendidos. Essa comunicação precisa ser feita de maneira transparente e de forma que permita que todos se manifestem abertamente.
Buscar informações no mercado
A maneira mais tranquila de entender os benefícios e riscos da migração para a nuvem é conversar com quem já passou pelo processo e descobrir quais problemas eles enfrentaram, se alcançaram os objetivos desejados, como está a adoção da plataforma atualmente e se houve algum problema durante a migração.
Contar com um especialista evita problemas
Contratar um consultor especializado pode ser o caminho mais tranquilo, afinal, isso tira o peso da área de TI, que pode se dedicar ao dia a dia dos negócios normalmente. Contar com um profissional acostumado com esse tipo de migração acelera a implementação dos recursos.
Com base nas informações compartilhadas por outras empresas, é possível se manter atento a qualquer sinal de problema e buscar, junto com o especialista, qual a melhor solução para atender as necessidades da empresa.
Então, como medir o ROI?
Há diversas maneiras de mensurar o ROI, como analisar se os recursos estão realmente sendo usados por todos ou se os departamentos encontraram formas de usar a plataforma para aumentar a produtividade ou reduzir erros ou, até mesmo, se os funcionários estão satisfeitos com os novos recursos.
A própria Microsoft fornece uma calculadora para facilitar esse cálculo, mas, independentemente disso, é essencial analisar como a empresa irá mensurar o valor agregado pela plataforma e, para que isso realmente funcione, é preciso conhecer os recursos oferecidos, quais os desafios para sua implementação e, principalmente, ter objetivos claros do que se espera com sua implementação.
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